Mengenal Apa itu Kanban, Jenis, Fungsi & Cara Menerapkannya

Kanban adalah salah satu metode yang bisa Anda gunakan dalam project management perusahaan. Istilah ini pada dasarnya merujuk pada konsep sistem produksi yang dapat membuat tim bekerja dan menjalankan operasional dengan lebih mudah, sistematis, serta terorganisir. Bukan cuma itu, fungsi kanban adalah sekaligus membantu mengatasi masalah secara efektif dan efisien.

Lantas, sebetulnya apa itu kanban dan bagaimana cara menerapkannya? Agar lebih jelas, yuk simak ulasan lengkap di bawah ini mulai dari pengertian, fungsi, manfaat, hingga jenis-jenis kanban!

Apa itu Kanban?

Layaknya metode Scrum, kanban adalah praktik kerja yang juga merupakan salah satu bagian dari Agile methodology. Secara bahasa, kanban adalah kata yang berasal dari Jepang, yakni “kahn-bahn”, artinya kartu atau sinyal.

Dalam hal ini, sinyal tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan tanda atau instruksi kapan tim harus bekerja dan apa yang harus dikerjakan. Pada penerapannya, lini produksi dengan metode kanban diwujudkan secara visual (kartu).

Dengan kata lain, pengertian kanban adalah suatu metode yang menggunakan visualisasi seperti kartu, kolom, ataupun papan untuk mengelola tugas dan alur kerja dengan lebih efektif sehingga membantu memperlancar proses produksi.

Visualisasi disini pada dasarnya memungkinkan tim untuk mengetahui pekerjaan yang sedang berlangsung serta memahami informasi kompleks dalam operasionalisasi, mulai dari hubungan antar tugas, proses, maupun masalah dan risiko terkait.

Perlu diketahui pula, kanban adalah konsep yang pertama kali dikenalkan oleh Taiichi Ohno, seorang teknisi di perusahaan Toyota, Jepang pada tahun 1940-an. Saat itu, Taiichi Ohno menggambarkan metode kanban adalah sebuah sistem perencanaan dalam mengelola maupun mengontrol pekerjaan dan inventaris secara optimal pada tiap-tiap tahapan produksi perusahaan Toyota.

Ide tersebut ia dapatkan setelah melihat proses pengelolaan inventaris di supermarket yang efisien karena mampu menyesuaikan jumlah permintaan konsumen. Hal ini bisa dilakukan lantaran melihat sinyal visual dari rak yang hampir kosong di toko, sehingga pihak supermarket melakukan pemesanan pasokan dan mengisi ulang produk.

Mengingat salah satu problematika dalam manajemen inventaris yang tidak begitu efisien di Toyota, pendekatan tadi kemudian diimplementasikan pada perusahaan tersebut. Metode sinyal visual ini dilakukan dengan cara mengomunikasikan secara real time besaran kapasitas pekerjaan tiap karyawan di pabrik melalui pendistribusian kartu antar tim.

Contohnya, kartu kanban akan diberikan ke pihak gudang saat bahan-bahan di bagian produksi telah kosong, hal ini untuk memberitahu apa saja yang diperlukan. Nantinya, pihak gudang akan mengirimkan sinyal permintaan tersebut ke pemasok agar kemudian mengirimkan inventaris ke gudang. Tahapan tadi akhirnya diketahui sebagai awal mula konsep proses manufaktur just in time (JIT).

Jenis-Jenis Kanban

Adapun jenis-jenis kanban adalah sebagai berikut.

1. Kanban Perintah Produksi

Kanban perintah produksi merupakan metode yang digunakan untuk memberikan sinyal mengenai jenis bahan atau jumlah barang yang perlu dibuat agar seluruh operasional produksi dapat berjalan efektif dan efisien.

2. Kanban Pengambilan Produksi

Sementara, kanban pengambilan produksi ditujukan memberikan sinyal terkait jenis bahan ataupun jumlah barang yang perlu diambil dari proses sebelumnya untuk kemudian didistribusikan kepada proses setelahnya.

Baca juga: Apa itu Roadmap? Ini Pengertian dan Cara Membuat untuk Bisnis

Fungsi Kanban

Secara mendasar, fungsi kanban adalah untuk membantu tim menjalankan operasional produksi dengan lebih efektif dan efisien, sehingga setiap tahapannya dapat diselesaikan tepat waktu tanpa hambatan. Bila dirincikan, berbagai fungsi kanban adalah sebagai berikut.

1. Media Instruksi atau Perintah

Fungsi utama dari metode kanban adalah sebagai media instruksi kerja atau perintah dalam proses pembuatan maupun pengiriman barang produksi. Hal ini meliputi apa, kapan, dimana, serta bagaimana tiap elemen atau tahapan dilakukan. Sistem kanban bisa digunakan untuk memberikan informasi, baik sebelum atau sesudah produksi.

2. Penyesuaian Perubahan

Fungsi lainnya dari kanban adalah membantu penyesuaian terhadap dinamika yang terjadi ketika operasionalisasi berlangsung. Misalkan, ketika terdapat kendala yang mengakibatkan tertundanya proses produksi barang karena perlu dilakukan perbaikan mesin, sehingga jadwal produksi harus dibuat kembali.

3. Pengendalian Visual

Kanban adalah metode yang berfungsi memberikan sinyal visual. Hal ini meliputi peninjauan tempat, ketepatan, hingga arus penyaluran setiap barang. Pasalnya, informasi yang dilampirkan bukan sekadar data numerik, namun juga sekaligus data fisik berupa kartu kanban.

4. Menghemat Biaya Pengeluaran

Fungsi berikutnya dari kanban adalah untuk meminimalkan biaya pengeluaran produksi. Ya, sistem kanban membantu proses operasional menjadi lebih efektif dan efisien, baik itu penggunaan bahan maupun waktu penyelesaiannya. Sehingga, biaya pengeluaran pun menjadi lebih hemat.

5. Mengefektifkan Kegiatan Produksi

Fungsi terakhir dari metode kanban adalah membantu proses produksi berjalan secara efektif lantaran adanya pengendalian otonom. Hal tersebut memastikan pembuatan produk, jumlah, maupun waktu penyelesaiannya berlangsung sesuai rencana.

Manfaat Menggunakan Metode Kanban

Kanban adalah metode yang cukup banyak digunakan untuk berbagai proyek lantaran mampu memberikan banyak manfaat, di antaranya:

Fleksibel.
Efisiensi waktu.
Pemberdayaan karyawan.
Mendorong kemampuan tim untuk fokus.
Manajemen inventaris dengan lebih baik.
Mendorong penghematan.
Optimasi alur kerja hingga menjadi lebih lancar.
Meningkatkan kolaborasi.
Meningkatkan quality control.
Peningkatan atau perbaikan secara berkelanjutan.

Baca juga: Mengenal Metode SMART yang Bantu Tentukan & Capai Target!

Cara Menerapkan Metode Kanban

Setelah memahami apa itu kanban, jenis, dan fungsinya, lalu bagaimana cara menerapkan metode visualisasi ini? Berikut tipsnya.

1. Visualisasikan Alur Kerja

Hal pertama yang patut Anda lakukan ialah memvisualisasikan seluruh pekerjaan beserta alurnya dari setiap tim operasional. Hal ini ditujukan untuk mempermudah setiap orang memahami dan mengkomunikasikan proses kerja yang dijalankan dalam sebuah proyek.

Dalam hal ini, Anda perlu membuat sebuah kanban board untuk merepresentasikan tampilan lini proyek terkait, baik berupa papan fisik maupun digital. Pada papan tersebut, klasifikasikan tahapan alur kerja ke dalam sejumlah kolom dengan kategori masing-masing, misalnya:

Kategori To Do: kolom untuk daftar tugas yang perlu dilakukan guna meraih tujuan utama proyek.
Kategori In Progress: kolom untuk daftar tugas proyek yang sedang berlangsung.
Kategori Done: kolom untuk daftar tugas proyek yang telah berhasil dituntaskan.

Beragam kartu berisikan rincian informasi penugasan lalu ditempel pada tiap-tiap kolom sesuai kategorinya, sehingga setiap tim mengetahui tanggung jawabnya masing-masing secara sistematis.

2. Membatasi Pekerjaan

Setelah membuat kanban board, pastikan pendistribusian tugas tidak berlebihan pada tiap tahapannya. Pembatasan pekerjaan ditujukan agar tim bisa berfokus untuk menuntaskan tugas yang ada sebelum memulai tugas baru lainnya. Hal ini juga mendorong tim menghasilkan kinerja secara optimal.

3. Evaluasi dan Kelola Alur Pekerjaan

Satu hal yang tak kalah penting dalam menjalankan metode kanban adalah memperhatikan alur kerja agar tetap berjalan efisien. Pastikan Anda melakukan evaluasi pada proses tersebut dan mengidentifikasi masalah yang ada. Anda juga bisa menggunakan metrik untuk mengukur atau meninjau hal-hal yang perlu ditingkatkan dalam alur tersebut.

4. Buat Kebijakan Eksplisit

Langkah berikutnya dalam menerapkan metode kanban adalah membuat kebijakan atau aturan yang jelas dan mudah dipahami semua orang. Pastikan setiap tim yang terlibat mampu memahami informasi dalam operasionalisasi proyek tersebut agar dapat mencapai tujuan akhir yang diinginkan.

5. Manfaatkan Umpan Balik dan Perbaikan Berkelanjutan

Hal terakhir yang tak boleh dilewatkan saat menerapkan kanban adalah melakukan perbaikan berkelanjutan atau continuous improvement. Hal ini mencakup evaluasi, analisis, serta peningkatan kinerja. Anda bisa meminta tiap tim yang terlibat untuk memberikan umpan balik secara rutin sebagai bentuk laporan pekerjaan, saran perbaikan, maupun penyesuaian persepsi.

Itu dia pembahasan mengenai apa itu kanban, fungsi, manfaat, jenis-jenis, hingga cara menerapkannya. Metode kanban adalah salah satu praktik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan alur serta kualitas kinerja secara konstan demi memaksimalkan efisiensi dalam suatu proyek. Pastikan saja langkah-langkah di atas dilakukan dengan tepat agar memperoleh hasil yang diinginkan. Semoga berhasil!