IDN
ENG 
Apa yang dimaksud dengan press release? Press release adalah dokumen yang dibuat oleh humas atau public relation (PR) perusahaan untuk menginformasikan sesuatu kepada publik yang nantinya dibantu dengan media (press).
Jenis publikasi tersebut biasanya disusun sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari klarifikasi perusahaan hingga pemberitahuan peluncuran produk baru. Jadi, seperti apa isi press release tersebut dan bagaimana formatnya?
Yuk langsung saja simak rangkuman berikut mulai dari pengertian, cara membuat hingga beberapa contoh press release.
Apa itu Press Release?
Sederhananya, arti press release adalah bentuk publikasi yang disediakan perusahaan untuk media. Melalui publikasi tersebut, perusahaan punya kuasa untuk mengatur apa saja yang ingin mereka sampaikan ke stakeholder dan publik secara umum.
Biasanya memang bentuk press release adalah dokumen tertulis. Namun di tengah zaman yang semakin modern, bentuk dokumen tertulis bukan lagi menjadi tren perusahaan untuk membuat press release.
Mereka cenderung bermain variasi untuk menyampaikan informasi perusahaan seperti melalui unggahan media sosial, dokumen online, atau video sekalipun.
Isi Format Press Release
Seperti yang kita tahu, press release umum ditujukan kepada media. Karena itu, biasanya format press release adalah dokumen yang mengandung nilai berita. Sebagai gambaran, format press release adalah sebagai berikut.
Judul
Yang wajib ada dari format press release adalah judul. Biasanya judul atau Head berisi tentang satu kalimat singkat yang menggambarkan isi siaran pers. Penulisan judul harus benar-benar sesuai dengan pesan apa yang ingin disampaikan melalui publikasi tersebut.
Teras (Lead)
Seperti teras yang menjadi wajah depan sebuah rumah, teras (lead) dalam press release juga demikian. Dalam format press release yang satu ini akan ditunjukkan gambaran umum atau rangkuman dari isi siaran pers.
Isi Siaran Pers
Format terakhir dan merupakan inti dari press release adalah bagian isinya. Biasanya terdiri dari paragraf berisi pesan yang ingin disampaikan perusahaan. Pembuatan isi juga lazimnya singkat dan padat, sehingga masih mudah untuk dibaca serta dipahami. Dalam isi siaran pers terkandung nilai berita what, when, where, who, why, dan how (5W + 1H).
Tujuan Membuat Press Release
Apakah press release penting bagi perusahaan? Sebagai bentuk transparansi kepada stakeholder, tentu adanya publikasi tersebut diperlukan. Nah, beberapa tujuan press release adalah seperti berikut.
- Liputan media untuk peningkatan reputasi perusahaan.
- Transparansi kepada stakeholder supaya mereka mengetahui apa saja yang dilakukan perusahaan.
- Untuk memberitahu publik secara umum tentang kegiatan yang akan dilakukan atau produk yang akan diluncurkan.
- Klarifikasi jika mengalami kasus atau skandal tertentu.
- Membantu marketing kegiatan atau produk tertentu.
Baca juga: Media Sosial Adalah: Contoh hingga Manfaatnya bagi Pebisnis
Kapan Harus Membuat Press Release?
Lantas kapan harusnya press release kegiatan perusahaan dibuat? Setiap kebijakan yang berlaku dalam industri pasti berbeda satu sama lain. Namun, secara umum press release adalah bentuk publikasi yang biasanya dibuat oleh perusahaan saat:
- Peluncuran produk baru (product launching)
- Mencapai rekor atau menerima penghargaan tertentu
- Partnership atau Mergers
- Menyelenggarakan event organisasi
- Promosi atau kenaikan pangkat pegawai
- Terlibat masalah
Jenis-Jenis Press Release
Press release adalah informasi yang ditujukan kepada publik dengan tujuan tertentu. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyesuaikan jenis press release terhadap tujuan tersebut.
1. General news
General news adalah jenis press release yang paling umum digunakan untuk menyampaikan berita seputar perusahaan seperti ketika perusahaan meraih penghargaan.
2. Event press release
Sesuai namanya, event press release berisi tentang detail acara yang akan diadakan, mulai dari tempat, waktu dan lain-lainnya.
3. Launch release
Hampir sama dengan jenis press release general news, launch release digunakan untuk memberitahukan ide, rencana atau sesuatu yang akan datang dan sifatnya baru. Umumnya, setelah peluncuran tersebut, akan ada press release lanjutan.
4. Product press release
Pada press release jenis ini, spesifikasi produk dijabarkan lebih detail dan lengkap. Mencakup juga kelebihan atau keunggulan dari produk tersebut.
5. Executive, staff, employee press release
Jenis press release berikut mengumumkan adanya karyawan baru yang umumnya menduduki posisi penting seperti direktur atau komisaris baru. Informasi di dalamnya seputar biografi dan foto karyawan itu sendiri.
6. Expert position press release
Expert position press release berfungsi untuk menyampaikan kemampuan seseorang yang ahli di bidang tertentu. Jika suatu saat perusahaan membutuhkan jasa dari sang ahli tersebut, maka press release ini bisa menjadi rujukannya.
Contoh Press Release
Setelah mengetahui pengertian press release, tujuan, dan berbagai jenisnya, coba Anda lihat beberapa contoh ini agar semakin mudah memahami format press release yang biasa beredar di kalangan perusahaan bisnis.
Contoh Press Release Berita (General News)
Contoh Press Release Klarifikasi (Executive, staff, employee press release)
Contoh Press Release Pemerintah
Contoh Press Release Kegiatan Perusahaan Lainnya
Tips dan Cara Membuat Press Release
Karena press release adalah informasi yang ditujukan bagi umum, maka isinya pun harus dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami pembaca. Nah, apabila Anda tengah mencari cara membuat press release, berikut merupakan tips yang tepat untuk Anda.
Perjelas informasi produk atau kegiatan event
Tujuan press release adalah untuk memberikan informasi kepada media agar muncul exposure lebih tentang kegiatan atau produk perusahaan itu sendiri. Karena itu, tips cara membuat press release yang patut Anda terapkan adalah memasukkan informasi dengan jelas mengenai produk yang akan diluncurkan pada press release launching product. Sebutkan juga waktu dan tempat kegiatannya secara detail.
Sisipkan kontak yang bisa dihubungi
Dalam menyampaikan press release, kredibilitas perusahaan juga menjadi tanggung jawab. Sehingga cara membuat press release yang tak boleh dilewatkan adalah pencantuman informasi atau kop resmi perusahaan dengan tujuan menjaga otentisitas press release.
Selain itu, jika press release yang dipublikasikan menyangkut kegiatan atau informasi tertentu yang rawan terjadi kesalahpahaman, coba sisipkan kontak perusahaan yang bisa dihubungi. Dengan memperhatikan hal tersebut, perusahaan juga akan terhindar dari akibat berita bohong yang bisa muncul.
Detail tetapi tidak bertele-tele
Umumnya perusahaan membuat siaran pers dalam satu hingga tiga halaman saja. Tetapi, tetap perhatikan kedetailan informasi yang bisa ditaruh dalam dokumen tersebut agar informasi tersampaikan dengan jelas. Namun di samping itu, jangan membuat kalimat yang bertele-tele juga.
Perlu diingat lagi bahwa press release artinya bukan hanya sekadar alat komunikasi humas untuk memberitahu apa yang terjadi di perusahaan. Namun, press release adalah bagian dari strategi marketing juga.
Dengan adanya press release, perusahaan bisa mencapai peningkatan kinerja dan hasil yang signifikan. Karena itu, coba pertimbangkan dengan matang fungsi publikasi yang satu ini di perusahaan Anda. Di samping press release, jangan lupa kombinasikan juga strategi bisnis lain yang bisa mengoptimalkan operasional perusahaan.
