Bagi pelaku usaha yang menjual berbagai macam barang dengan jumlah yang banyak, terkadang sering mengalami stok yang tidak sinkron atau bahkan kesalahan dalam mencatat transaksi yang menyebabkan ketidakakuratan stok. Maka dari itu, dalam jangka waktu tertentu pebisnis perlu melakukan stock opname barang.
Stock opname adalah solusi untuk mengidentifikasi banyak masalah dalam bisnis dan memastikan stok yang tercatat dalam sistem sesuai dan akurat dari stok fisiknya.
Dengan melakukan stock opname secara berkala, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, pencurian, atau ketidakakuratan stok yang dapat berdampak pada operasi bisnis dan keuntungan
Arti Stock Opname
Stock opname adalah sebuah aktivitas menghitung stok barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual.
Ketika melakukan aktivitas ini memerlukan ketelitian karena berhubungan dengan stok barang, supaya tidak terjadi kesalahan pencatatan dan penghitungan akibat adanya barang yang terlewat.
Untuk melaksanakannya masih ada beberapa pebisnis yang melakukan secara manual. Tentunya, kalau dilakukan manual bisa menguras waktu dan tenaga, sebab stok barang gudang jumlahnya banyak dan beragam.
Oleh karena itu, untuk memudahkan stok opname gudang udah ada teknologi yang dapat Anda gunakan, yaitu sistem manajemen gudang (warehouse management system).
Dengan sistem gudang, stok opname bisa dilakukan menggunakan barcode atau serial dan batch number, nantinya staff gudang cukup memindai dan datanya akan masuk ke dalam sistem.
Anda cukup memilih barang yang akan di opname berdasarkan rak barang tersebut di gudang dan tidak perlu lagi mencatatnya secara manual.
Tidak hanya untuk stock opname, melainkan Anda dapat langsung menyesuaikan stok barang, apabila menemukan barang rusak, hilang, atau kedaluwarsa.
Baca juga: Website Toko Online: Strategi Kunci Mengembangkan Bisnis Online
Tujuan Stok Opname
Stock opname adalah proses penghitungan fisik dan pencatatan seluruh persediaan barang yang dimiliki oleh suatu bisnis pada suatu waktu tertentu.
Secara keseluruhan, tujuan stock opname adalah untuk memastikan bahwa bisnis memiliki kontrol persediaan barang yang baik, menjaga akurasi data persediaan, mengendalikan keuangan, serta mendukung perencanaan produksi dan pengadaan yang efisien.
Selain itu, ada beberapa tujuan dari stock opname, di antaranya:
1. Sebagai Pengendalian Persediaan
Dengan melakukan pencatatan dan penghitungan fisik secara berkala, tentunya akan membantu bisnis dalam mengendalikan persediaan barangnya.
Terlebih lagi, Anda bisa mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya dan bisnis dapat mengidentifikasi perbedaan antara jumlah yang dicatat dalam sistem dengan jumlah yang sebenarnya ada di gudang atau tempat penyimpanan.
2. Akurasi Data Persediaan Barang
Melaksanakan stock opname secara rutin akan membantu Anda untuk menjaga akurasi data persediaan.
Anda dapat melakukan pencocokan data yang dicatat dalam sistem dengan jumlah fisik persediaan.
Jika tidak ada kesesuaian ataupun kesalahan pencatatan, Anda bisa mengidentifikasi secara cepat.
3. Mendeteksi Kehilangan Barang
Masih berhubungan sama tujuan stock opname yang sebelumnya. Pelaksanaan stok opname gudang juga dapat membantu dalam mendeteksi kehilangan barang.
Caranya, Anda dapat membandingkan jumlah persediaan yang sebenarnya dengan jumlah yang dicatat dalam sistem, nantinya Anda dapat mengidentifikasi perbedaan yang tidak wajar dan menyelidiki penyebabnya.
4. Perencanaan Produksi dan Pengadaan
Informasi yang diperoleh dari stock opname dapat membantu Anda dalam merencanakan produksi dan pengadaan barang, apalagi kalau Anda menjual sekaligus memproduksi barang sendiri.
Dengan mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan kebutuhan produksi dan persediaan yang harus dibeli atau diproduksi lebih lanjut.
Langkah-Langkah Stock Opname
Berikut adalah langkah-langkah umum yang dilakukan dalam stock opname untuk memastikan perhitungan stok barang yang akurat:
1. Persiapan dan Perencanaan
Sebelum melakukan stock opname, perlu dilakukan persiapan yang matang untuk memastikan proses berjalan dengan lancar.
Langkah-langkah persiapan stock opname meliputi:
- Menentukan Waktu Pelaksanaan: Tetapkan kapan stock opname akan dilakukan, baik itu secara periodik, siklus, atau mendadak (spot checking). Pastikan semua tim terkait mengetahui jadwal ini.
- Pilih Tim Stock Opname: Tentukan siapa saja yang akan terlibat dalam proses stock opname. Biasanya melibatkan staf gudang dan staf administrasi yang berbeda untuk meminimalkan potensi kesalahan atau kecurangan.
- Persiapan Peralatan: Pastikan peralatan seperti daftar inventaris, scanner barcode/RFID, alat tulis, atau software manajemen inventory siap digunakan.
2. Klasifikasi dan Pengelompokan Barang
Identifikasi Barang dengan mengategorikan barang berdasarkan jenis, lokasi penyimpanan, dan SKU (Stock Keeping Unit).
Pastikan bahwa semua barang yang akan dihitung sudah dikelompokkan sesuai dengan daftar persediaan.
Kemudian, atur ulang barang di rak atau area penyimpanan agar mudah dihitung. Pastikan barang yang sama ditempatkan bersama dan terpisah dari barang lain.
Jika ada barang yang tidak termasuk dalam perhitungan (misalnya barang rusak atau akan dikembalikan), Anda bisa pisahkan terlebih dahulu.
3. Hentikan Operasional Sementara
Untuk menghindari kesalahan perhitungan akibat adanya transaksi yang berlangsung saat stock opname, hentikan aktivitas penjualan atau pengeluaran barang sementara.
Pastikan tidak ada barang yang masuk atau keluar selama proses berlangsung.
4. Pelaksanaan Perhitungan Fisik
Lakukan perhitungan fisik terhadap setiap barang yang ada. Gunakan daftar inventaris atau software untuk mencatat jumlah barang yang dihitung.
Jika menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID, barang bisa dipindai untuk mencatat jumlah secara otomatis.
Untuk meminimalkan kesalahan atau perhitungan ganda, tandai barang yang sudah dihitung, misalnya dengan label atau penanda fisik.
Bisa juga mengelompokkan barang yang sudah dihitung ke area lain.
5. Cocokkan dengan Catatan Persediaan
Setelah perhitungan fisik selesai, bandingkan hasilnya dengan catatan persediaan yang ada di sistem atau laporan inventaris.
Apabila ditemukan selisih antara perhitungan fisik dan catatan sistem (baik lebih atau kurang), selisih ini harus diinvestigasi lebih lanjut untuk mengetahui penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, barang hilang, atau barang rusak.
6. Verifikasi dan Konfirmasi
Periksa ulang perhitungan (jika perlu), dari sini Anda akan mengetahui apakah terdapat selisih besar atau tidak wajar, lakukan verifikasi ulang terhadap beberapa barang yang dicurigai atau tempat penyimpanan tertentu untuk memastikan tidak ada kesalahan perhitungan.
Setelah perhitungan dan verifikasi selesai, hasil stock opname perlu dikonfirmasi oleh supervisor atau manajer gudang untuk memastikan akurasi dan validitasnya.
7. Analisis dan Tindak Lanjut
Lakukan analisis untuk memahami penyebab selisih yang ditemukan. Selisih bisa disebabkan oleh beberapa faktor seperti kesalahan pencatatan, pencurian, kerusakan, atau kesalahan penghitungan.
Nah, Anda bisa melakukan tindakan korektif untuk mencegah hal serupa terjadi di masa mendatang.
Setelah analisis selesai, update catatan persediaan di sistem manajemen inventaris sesuai dengan hasil perhitungan fisik yang sudah dikonfirmasi.
Buat laporan lengkap mengenai hasil stock opname, termasuk jumlah barang, selisih yang ditemukan, serta tindakan korektif yang diambil.
8. Tindak Lanjut Kerugian atau Temuan
Kalau Anda menemukan kerugian besar atau kehilangan barang yang tidak bisa dijelaskan, lakukan investigasi lebih mendalam untuk menemukan penyebabnya.
Ini bisa melibatkan audit internal atau pengecekan ulang pada sistem keamanan dan pencatatan.
Jika ditemukan barang rusak atau kedaluwarsa, segera pisahkan dan buat laporan untuk memutuskan apakah barang tersebut bisa diperbaiki, dijual dengan harga diskon, atau dibuang.
9. Evaluasi Proses
Setelah selesai, lakukan evaluasi terhadap seluruh proses stock opname untuk melihat apakah ada yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan, misalnya efisiensi waktu, akurasi pencatatan, atau teknologi yang digunakan.
Dari evaluasi ini, perusahaan bisa mempertimbangkan perubahan atau perbaikan sistem manajemen inventaris, penerapan teknologi baru (seperti barcode atau RFID), atau pengembangan prosedur baru untuk meningkatkan akurasi stock opname di masa depan.
Stock Opname Lebih Mudah Pakai Software Ini!
Nah, kalau Anda mencari sistem pergudangan yang bisa mempermudah proses stok opname bisnis, Anda bisa mencoba Jubelio WMS.
Selain menyediakan fitur yang lengkap untuk proses gudang, seperti picking, packing, sampai shipping. WMS Jubelio juga sudah terhubung dengan sistem omnichannel sehingga mempermudah kelola toko online dan offline Anda.
Dengan begitu kesalahan penghitungan maupun pencatatan bisa diminimalkan. Proses stock opname juga bisa berjalan lebih cepat dan efektif.
Pastikan untuk tidak melewatkan proses ini dalam bisnismu dan gunakan aplikasi WMS yang memiliki fitur yang lengkap untuk menunjang operasional bisnis Anda. Cek selengkapnya di sini.
*Artikel ini hasil kerja sama Jubelio dan Populix
Baca juga: 6 Cara Memilih Aplikasi Stok Barang dan Rekomendasi Terbaik