Mengapa Invoice Online Lebih Menguntungkan daripada Invoice di Excel?

Di era digital saat ini, kemajuan teknologi telah memberikan kemudahan dalam berbagai aspek, termasuk dalam pengelolaan keuangan dan pembuatan invoice. Di Indonesia, masih banyak pebisnis, terutama UMKM, yang mengandalkan Excel untuk pembuatan invoice.

Menurut data dari Asosiasi UMKM Indonesia, lebih dari 60% UMKM di Indonesia masih menggunakan cara manual seperti Excel untuk pembukuan dan invoice karena dianggap lebih ekonomis dan mudah diakses. Namun, pendekatan tradisional ini sering kali menimbulkan komplikasi dan ketidakefisienan.

Paradoks Excel: Terlihat Canggih, tapi Minim Manfaat?

Jika dilihat, masih banyak orang yang menganggap kalau buat invoice di Excel = invoice digital. Padahal, pemahaman ini beda jauh. Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi dari Microsoft Office. Menurut Kompas, kegunaannya berfungsi untuk mengolah data-data melalui formula & rumus.

Padahal, Excel punya beberapa kelemahan yang mungkin tidak disadari oleh banyak business owner seperti:

Fleksibel Tapi Bikin Sebel: Salah satu keuntungannya adalah, Excel bisa dibuat seperti apa saja sesuai keinginan. Tapi, butuh rumus dan kemampuan pengelolaan yang baik, sehingga sangat sulit untuk dikelola, jika penggunanya belum expert.
Terlihat murah, tapi biayanya besar: Excel sering kali sudah tersedia sebagai bagian dari paket Microsoft Office. Banyak yang menganggapnya terjangkau, padahal, harga terbarunya sekitar Rp1.099.000 (Hanya Excel).
Data tidak bisa terkoneksi: Data yang telah kamu edit, tidak bisa terkoneksi dengan platform data manapun. Sehingga, kamu harus repot-repot memindahkan data ke tempat lainnya, jadi makan waktu.
Mudah diakses, tapi amankah?: Hampir semua komputer memiliki Excel atau program spreadsheet yang serupa, jadi mudah diakses. Tapi, ini juga berpotensi bisa di-hack atau datanya dipalsukan karena bisa diedit secara offline.

Menimbang ketiga alasan di atas, nampaknya business owner masih belum terpapar manfaat dari invoice digital atau invoice online. Padahal ada banyak keuntungan yang bisa dirasakan dengan menggunakannya.

Perbandingan Microsoft Excel vs Aplikasi Invoice Digital

Meski sama-sama bisa dibuat web, ada perbedaan jauh antara Excel dan invoice online atau digital yang bisa dilihat pada tabel di bawah.

Aspek	Excel	Aplikasi Invoice Digital
Kemudahan Penggunaan	Memerlukan pemahaman rumus dan format.	Cukup masukkan data sesuai kolom.
Kecepatan Pembuatan	Proses manual yang memakan waktu.	Cepat, hanya dengan beberapa klik.
Risiko Kesalahan	Tinggi, karena hitung manual & perlu memasukkan rumus.	Rendah, karena otomatis terhitung
Pengelolaan Data	Tidak terorganisir, sulit mencari data lama.	Ada 1 dashboard yang bisa buat mengecek semuanya.
Fitur	Terbatas, hanya sebatas yang bisa dibuat dengan formula.	Beragam karena terintegrasi seperti laporan keuangan, pembayaran digital, pencatatan otomatis, dsb.

Menggunakan Excel memang memerlukan pemahaman dasar tentang rumus dan format, yang bagi beberapa orang bisa menjadi hal yang rumit dan memakan waktu.

Kamu harus secara manual memasukkan data, menghitung subtotal, pajak, dan total, yang meningkatkan risiko kesalahan perhitungan.

Selain itu, pengelolaan file dan penyimpanan data yang tidak terstruktur bisa menyulitkan ketika kamu membutuhkan referensi transaksi lama.

Berbeda dengan penggunaan Excel, aplikasi invoice online menawarkan solusi yang lebih efisien dan praktis seperti Paper.id. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur yang memudahkan pengguna dalam membuat invoice hanya dengan beberapa klik.

Setelah itu, invoice bisa dikirim via WhatsApp/Email/SMS, bebas pilih dan gratis. Setelah itu, buyer bebas pilih bayar dengan 30 lebih metode yang tersedia. Terakhir, transaksi terekap otomatis, jadi mudah & tidak ada yang terlewat. Gunakan sekarang gratis dengan download via tombol di sini.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Populix