Invoice Kertas vs. Invoice Online: Mana yang Lebih Baik?

Dalam dunia bisnis, invoice adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat transaksi dan menagih pembayaran. Seiring perkembangan teknologi, metode penerbitan invoice juga mengalami perubahan. Jika sebelumnya invoice kertas menjadi standar utama, kini invoice online semakin populer di berbagai industri.

Namun, apakah peralihan ke invoice online selalu lebih baik?

Artikel ini akan membahas kelebihan dan kekurangan invoice kertas vs. invoice online serta bagaimana cara memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Invoice Kertas: Tradisi yang Masih Bertahan

Invoice kertas adalah dokumen fisik yang dicetak dan dikirimkan ke buyer melalui kurir, pos, atau diberikan langsung. Meskipun terdengar konvensional, banyak bisnis masih mengandalkan metode ini karena beberapa alasan.

Kelebihan Invoice Kertas

1. Legalitas dan Kepatuhan Pajak

Beberapa negara atau perusahaan masih mewajibkan bukti fisik untuk keperluan pajak atau audit.

2. Lebih Dapat Diterima dengan Klien yang Biasa Konvensional

Klien atau instansi yang terbiasa dengan sistem manual lebih mudah menerima invoice kertas.

3. Bukti Fisik yang Konkret

Tidak tergantung pada perangkat elektronik, sehingga tetap dapat diakses kapan saja tanpa risiko kehilangan data digital.

Kekurangan Invoice Kertas

1. Biaya yang Lebih Tinggi

Terdapat biaya untuk mencetak, menggunakan tinta, kertas, dan biaya pengiriman yang bisa membengkak apalagi jika jumlah invoice banyak.

2. Proses yang Lebih Lambat

Dibutuhkan waktu untuk pencetakan, pengiriman, dan penerimaan oleh klien.

3. Risiko Dokumen Hilang atau Rusak

Dokumen kertas mudah hilang, robek, atau rusak akibat faktor lingkungan seperti air dan api, yang bisa merugikan bisnis karena kehilangan dokumen penting.

Invoice Online: Solusi Modern yang Praktis

Invoice online adalah dokumen elektronik yang dikirim melalui email, platform akuntansi, atau sistem berbasis cloud.

Dengan digitalisasi yang semakin berkembang, penggunaan invoice online makin banyak diadopsi oleh perusahaan besar hingga UMKM.

Kelebihan Invoice Online

1. Cepat dan Efisien

Invoice online dapat dibuat dan dikirim dalam hitungan detik tanpa harus menunggu proses cetak dan pengiriman fisik, sehingga menghemat banyak waktu yang tadinya terbuang dengan cara konvensional.

2. Menghemat Biaya

Tidak perlu kertas, tinta, atau ongkos kirim. Penghematan biaya yang tadinya harus dikeluarkan dengan invoice konvensional bisa mencapai jutaan rupiah per bulan, lho.

3. Mudah Diakses

Bisa disimpan di cloud atau database digital, sehingga lebih mudah dicari dan tidak memakan tempat. Terlebih, risiko dokumen rusak atau hilang juga lebih minim, apabila di-backup dengan rutin.

4. Terintegrasi dengan Sistem Keuangan

Dapat langsung dihubungkan dengan software akuntansi, mempermudah pelacakan pembayaran dan pencatatan keuangan.

Kekurangan Invoice Online

1. Belum Diterima di Semua Sektor

Beberapa perusahaan masih mengandalkan invoice kertas karena aturan internal atau regulasi tertentu. Atau, memang perusahaan tersebut belum mengadopsi digitalisasi.

2. Memerlukan Literasi Digital yang Mumpuni

Tidak semua orang paham cara menggunakan sistem invoice online, terutama bagi bisnis kecil yang masih tradisional.

Bagaimana Memilih yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga pemilihan jenis invoice harus disesuaikan dengan kondisi operasional dan preferensi klien. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.

Pilih Invoice Kertas Jika:

Bisnis Anda masih banyak berurusan dengan klien yang mengharuskan dokumen fisik.
Ada regulasi tertentu yang mewajibkan bukti transaksi dalam bentuk cetak.
Ingin memiliki dokumen bukti fisik sebagai arsip jangka panjang tanpa bergantung pada teknologi.

Pilih Invoice Online Jika:

Bisnis Anda ingin mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi.
Klien atau buyer Anda lebih nyaman menerima invoice dalam format digital.
Anda menggunakan software akuntansi atau ingin integrasi yang lebih baik dalam manajemen keuangan.
Memiliki kebijakan ramah lingkungan dan ingin mengurangi penggunaan kertas.

**Solusi Hybrid: Kombinasi Keduanya**

Jika bisnis Anda membutuhkan fleksibilitas, Anda juga bisa menggunakan kombinasi invoice online dan kertas. Misalnya:

Menggunakan invoice online untuk transaksi rutin dan invoice kertas untuk klien tertentu yang memerlukannya.
Menggunakan invoice online sebagai format utama, tetapi tetap mencetak jika diminta oleh klien atau untuk kebutuhan internal tertentu.

Paper.id, Solusi Invoicing untuk Bisnis

Baik invoice kertas maupun invoice online memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Invoice kertas memberikan keamanan dalam bentuk fisik tetapi lebih lambat dan mahal, sementara invoice online lebih cepat, murah, dan ramah lingkungan tetapi bergantung pada teknologi.

Memilih jenis invoice terbaik tergantung pada kebutuhan bisnis Anda, regulasi yang berlaku, serta kenyamanan buyer. Dengan memahami karakteristik masing-masing, Anda bisa membuat keputusan yang paling sesuai agar bisnis Anda lebih efisien dan profesional.

Nah, salah satu opsinya adalah Paper.id, yaitu platform invoicing dan pembayaran digital yang memungkinkan Anda membuat invoice serta mengirimnya dalam 5 menit saja. Terlebih lagi, terdapat 30+ opsi pembayaran digital termasuk kartu kredit dan cicilan.

Menarik, bukan? Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id dan daftar sekarang juga dengan klik di sini!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Populix