Apakah Anda pernah mendengar istilah PO? Sebagian besar mungkin hanya tahu bahwa PO adalah pre order, yakni salah satu fasilitas atau cara online shop dalam upaya pengadaan barang dagang ketika dipesan oleh konsumen. Namun, PO yang dimaksud di sini bukan pre order, melainkan purchase order. Jadi, apa itu PO (purchase order)?
Singkatan PO sendiri sebenarnya berasal dari dua kata yaitu purchase order yang dalam bahasa Indonesia berarti pesanan pembelian. Fasilitas ini sendiri memberikan beragam manfaat, baik untuk konsumen maupun produsen. Di antaranya memudahkan penjual ketika melakukan penyediaan stok barang, dan pembeli dapat memastikan kebaruan dari produknya.
Untuk mengenal lebih jauh apa itu PO, memahami definisinya saja belum cukup. Di mana Anda juga harus mengetahui hal-hal lain seperti fungsi, komponen, hingga contohnya. Nah, berikut ini Populix telah rangkum beberapa unsur penting yang perlu Anda ketahui. Selengkapnya, yuk simak pada artikel di bawah ini!
Apa Itu PO?
Pastinya tidak asing ketika mendengar kata ini, PO merupakan singkatan dari purchase order dan PO adalah sebuah dokumen yang dibuat untuk diberikan kepada penjual oleh pembeli secara resmi. Dokumen tersebut berisi daftar produk yang hendak dibeli oleh pembeli.
PO adalah dokumen yang biasanya juga digunakan sebagai kontrak terkait produk atau jasa yang dibeli oleh pembeli. Sebab, umumnya pembeli menerima produk setelah mengirim bukti purchase order dan sebelum menerima tagihan pembayaran.
Maka dari itu, peran dari PO adalah untuk melindungi penjual dari risiko tidak terjadinya pembayaran atas barang yang dibeli.
Seiring berjalannya waktu, peningkatan permintaan produk pun membuat proses bisnis menjadi lebih kompleks. Maka dari itu purchase order hadir untuk membantu hal tersebut. Mengingat definisi PO artinya pesanan pembelian dengan bentuk sebuah dokumen berisikan barang yang hendak dibeli.
Fungsi PO
Purchase order memiliki beberapa fungsi sebagai kegunaannya di dalam bisnis. Berikut penjelasan mengenai fungsi dari PO adalah sebagai berikut.
Berfungsi sebagai bukti pemesanan pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan
Fungsi pertama dari PO adalah membantu untuk mengatasi terjadinya kesalahan saat pemesanan atau purchase order.
Mencegah adanya kesalahan dalam jumlah dan spesifikasi produk
Kesalahan dalam pemesanan seperti jumlah beserta spesifikasi produk biasanya terjadi karena adanya kesalahan komunikasi antara penjual dan pembeli. Dalam hal ini, PO adalah solusi untuk masalah tersebut.
Menghindari kesalahan harga produk saat penjual melakukan penagihan
Tidak adanya pencatatan harga produk dapat menyebabkan terjadinya kecurangan dari pembeli ketika penjual melakukan penagihan. Maka dari itu, PO adalah dokumen yang diperlukan demi menghindari terjadinya hal tersebut.
Menjadi pengingat bagi penjual perihal penyediaan pesanan dan waktu produk
Ketika terjadi kenaikan permintaan dalam suatu bisnis, maka fungsi penggunaan dokumen PO adalah untuk mengatur ketersediaan produk serta menjadi timeline penyediaan barang agar tidak molor.
Menjadi bukti dokumen untuk menghindari perselisihan terkait transaksi
Tidak adanya bukti dokumen PO ketika melakukan sebuah transaksi akan memicu perselisihan ketika terjadi masalah.
Membantu departemen keuangan untuk menyiapkan anggaran agar lebih siap membayar faktur saat jatuh tempo
Adanya dokumen PO akan membantu departemen keuangan mengatur anggaran serta pembayaran faktur dari sebuah bisnis.
Menjadi bukti untuk auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan melakukan transaksi bisnis dengan benar
Dokumen PO adalah pembukuan atas transaksi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan. Hal itu akan memudahkan lembaga seperti auditor, bank (kreditur), dan perpajakan dalam mengawasi transaksi yang dilakukan perusahaan.
Baca juga: ROA: Pengertian, Fungsi, Kelebihan, hingga Cara Hitung
Komponen PO
Di dalam dokumen purchase order terdapat beberapa komponen yang harus ada di dalamnya dan wajib tercantum secara detail. Penjelasan lengkap mengenai komponen PO adalah sebagai berikut.
- Nama produk pesanan
- Kuantitas atau jumlah produk yang dipesan
- Harga dari setiap unit produk
- Total harga dari kuantitas atau jumlah setiap produk yang dipesan
- Terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai)
- Nomor dokumen
- Tanggal transaksi beserta tanggal jatuh temponya pembayaran
- Kolom otoritas.
Contoh PO
Sebagian besar perusahaan kecil masih membuat dokumen PO secara manual atau tertulis di atas kertas. Namun sebenarnya hal itu sudah cukup baik dibandingkan tidak membuat dokumen PO sama sekali saat pengadaan barang.
Akan tetapi, kini contoh PO yang dibuat dalam format kertas sudah mulai kurang efisien. Pasalnya, dalam satu kali transaksi pun sudah banyak dokumen yang digunakan. Akibatnya, ketika menyimpan dokumen-dokumen tersebut, maka sejumlah risiko seperti rusak atau hilang akan meningkat. Kemungkinan terburuknya, Anda bahkan mungkin sulit untuk mencari dokumen PO yang lama saat ada pencocokan dengan produk.
Dalam mengatasi hal ini, sekarang Anda bisa membuat contoh PO secara digital yang terkoneksi dengan sistem dan bisa dengan mudah tersimpan di dalam cloud. Dari sisi dokumentasi, PO digital ini lebih efektif dan akan memudahkan Anda dalam operasional bisnis harian.
Itulah dia penjelasan lengkap mulai dari pengertian dan juga contoh PO. Kegiatan ini bermanfaat dalam meningkatkan peluang perusahaan Anda agar bisa berkembang secara lebih maksimal. Semoga informasi ini bermanfaat ya! Yuk ikuti tips kemajuan bisnis lainnya di blog Populix!
