Komunikasi Bisnis: Tujuan, Unsur, Jenis, dan Manfaat

Berbicara tentang komunikasi bisnis, apa yang ada di pikiran Anda? Jika diartikan secara harfiah, komunikasi berarti interaksi antara dua orang atau lebih untuk menyampaikan suatu informasi. Nah, dalam bisnis, komunikasi tersebut penting dilakukan supaya tidak terjadi kesalahan.

Tanpa komunikasi yang baik, maka berbagai masalah akan timbul, mulai dari karyawan, pelanggan, hingga keuntungan mulai menurun. Agar kondisi tersebut tidak terjadi, pelajari lebih lanjut tentang definisi komunikasi bisnis, tujuan, manfaat, unsur-unsur hingga jenisnya pada ulasan di bawah ini.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Sebelum membahas lebih jauh, alangkah baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa itu komunikasi bisnis. Pasalnya, hal ini sangat penting untuk menjalankan sebuah usaha atau perusahaan dengan baik.

Secara umum, komunikasi bisnis adalah suatu komunikasi verbal maupun non-verbal antara orang-orang di dalam dan luar perusahaan. Hal ini meliputi gagasan, ide, pendapat, hingga informasi yang dilakukan secara personal ataupun impersonal.

Dalam pengertian lain, komunikasi bisnis adalah cara karyawan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.

Sementara, menurut Purwanto (2003), komunikasi bisnis adalah kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan antar dua pihak, kelompok kecil, atau bahkan dalam suatu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk memengaruhi perilaku di sebuah organisasi.

Lantas, apa yang membuat komunikasi dalam bisnis menjadi sangat penting? Well, ini berguna saat Anda melakukan kegiatan seperti proposal dan perencanaan ide bisnis baru, penyajian gagasan, mengambil keputusan, membuat kesepakatan, hingga operasional layanan penjualan.

Nah, seluruh aktivitas tersebut dapat terlaksana secara efektif tergantung dari proses komunikasinya.

Tujuan Komunikasi Bisnis

komunikasi bisnis adalah — Source: Freepik

Setelah mengetahui apa itu komunikasi bisnis, lalu apa sajakah tujuannya? Secara garis besar, terdapat empat tujuan komunikasi di dalam suatu perusahaan atau organisasi, di antaranya:

1. Memberi Informasi (Informing)

Tujuan komunikasi bisnis yang pertama adalah memberikan informasi seputar dunia usaha dagang kepada pihak lain. Misalkan seorang pimpinan perusahaan memerlukan beberapa staf administrasi baru di kantor cabang. Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan tersebut, perusahaan bisa membuat iklan lowongan kerja melalui berbagai media seperti internet, majalah, surat kabar, atau bahkan radio.

Tiap-tiap sarana informasi tersebut pastinya memiliki kelebihan maupun kekurangan, sehingga tergantung manajer menentukan media mana yang akan digunakan dengan mempertimbangkan kapabilitas internal perusahaan.

2. Melakukan Persuasi (Persuading)

Tujuan komunikasi bisnis lainnya ialah melakukan persuasi atau bujukan kepada pihak lain sehingga maksud serta tujuan yang disampaikan mampu dipahami secara baik dan benar.

Hal ini kerap digunakan terutama ketika berkaitan dengan negosiasi, musyawarah, dan semacamnya. Nah, agar bisa memperoleh hasil perundingan yang optimal, masing-masing pihak setidaknya harus memahami prinsip win-win solution.

3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)

Melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak lain merupakan salah satu tujuan komunikasi bisnis yang tak kalah penting. Melalui jalinan komunikasi ini, seseorang dapat dengan mudah menjalankan suatu kerjasama, entah itu dengan pihak domestik atau juga perusahaan asing sekalipun.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Aba begitu banyak manfaat komunikasi bisnis, oleh karena itu hal ini sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. Sebab, dengan komunikasi yang efektif, Anda dapat memperoleh dampak-dampak positif, seperti:

Meningkatkan keterlibatan pegawai
Mengurangi komunikasi yang tidak dibutuhkan
Mengatasi miskomunikasi
Mendorong produktivitas pegawai
Meningkatkan komunikasi antar departemen
Meningkatkan komunikasi dengan pegawai work from home
Mengurangi turnover pegawai
Mendukung upaya berbagi pengetahuan
Meningkatkan kepuasan dan retensi konsumen
Membangun budaya bisnis yang lebih baik
Sebagai upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat
Meningkatkan keberhasilan bisnis perusahaan

Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis

Di dalam kegiatan bisnis, aktivitas komunikasi setidaknya harus memiliki unsur tertentu. Adapun unsur-unsur komunikasi bisnis adalah sebagai berikut.

Tujuan: Setiap komunikasi perlu memiliki tujuan dan maksud tertentu.
Terdapat pertukaran: Komunikasi setidaknya melibatkan dua orang atau lebih, yaitu komunikator dan komunikan.
Berisi informasi, gagasan, opini, atau instruksi: Merupakan isi pesan yang dimaksudkan dalam komunikasi.
Menggunakan cara personal atau impersonal: Komunikasi bisa dilakukan secara tatap muka, melalui perangkat khusus, atau bahkan media massa, tergantung tujuannya.
Memakai simbol atau sinyal: Komunikasi dilakukan dengan memanfaatkan alat atau metode yang mampu memudahkan penyampaian pesan agar dapat dimengerti.
Mencapai target atau tujuan organisasi: Pencapaian tujuan harus sejalan dengan misi perusahaan yang sudah ditetapkan.

Jenis Komunikasi Bisnis

Secara umum, terdapat 6 jenis komunikasi di dalam kegiatan bisnis yang sangat krusial untuk dipelajari. Adapun jenis komunikasi bisnis adalah sebagai berikut.

1. Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan interaksi yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi. Sehingga, komunikasi ini hanya melibatkan anggota internal dari perusahaan tersebut, seperti bertukar gagasan secara langsung, atau juga telepon dan email.

Salah satu contoh komunikasi internal ialah komunikasi antar sesama pegawai atau atasan dan lainnya yang terjadi tanpa memperhatikan tingkatan. So, selama masih dalam satu perusahaan atau organisasi, siapapun dapat melakukannya.

2. Komunikasi Eksternal

Berbeda dengan sebelumnya, komunikasi eksternal merupakan jenis komunikasi yang terjadi dengan pihak luar, seperti bersama mitra, pelanggan, vendor, dan lain-lain. Namun, tidak seperti dalam tingkat internal, komunikasi eksternal cenderung bersifat lebih kompleks serta kurang teratur.

3. Komunikasi Vertikal

Jika komunikasi internal tidak memperhatikan tingkatan, maka kontak yang dilakukan vertikal ialah sebaliknya. Dalam hal ini, komunikasi dalam perusahaan terjadi secara timbal balik antar tingkatan saja. Misalnya, komunikasi antara direksi tanpa mengikutsertakan bawahan.

4. Komunikasi Horizontal

Salah satu jenis komunikasi dalam bisnis adalah tipe horizontal yang dilakukan di antara satu tingkatan atau jabatan. Biasanya, jenis ini cenderung bersifat non-formal dan lebih santai dibanding komunikasi vertikal.

Sebab, Anda dapat menggunakan bahasa sehari-hari, bahkan tidak perlu memperhatikan aturan tertentu. Contohnya adalah komunikasi antar karyawan yang umumnya tidak begitu serius, sederhana, dan mengandung banyak gurauan.

5. Komunikasi dari Atasan pada Bawahan

Komunikasi satu ini bisa juga disebut sebagai komunikasi internal ke bawah. Dalam konteks tersebut, komunikasi haruslah memperhatikan jabatan atau tingkatan pada sebuah perusahaan. Misalnya, komunikasi yang dilakukan seorang pimpinan kepada pegawainya.

6. Komunikasi dari Bawahan ke Atasan

Sebaliknya, jenis ini dikenal dengan jenis komunikasi internal ke atas. Sama seperti sebelumnya, komunikasi ke atas memperhatikan tingkatan dalam perusahaan, sehingga tidak dapat dilakukan sembarangan. Contohnya ialah ketika pegawai memberikan laporan rutin kepada pimpinan atau atasan.

Di atas merupakan berbagai hal yang perlu Anda ketahui seputar komunikasi bisnis. Supaya komunikasi lancar, maka karyawan maupun staf perusahaan haruslah memahami setiap jenis komunikasi, baik itu internal, vertikal, dan lain sebagainya.