PO Adalah: Pengertian, Fungsi, Komponen & Contohnya
Populix

PO Adalah: Pengertian, Fungsi, Komponen & Contohnya

3 tahun yang lalu 4 MENIT MEMBACA

Apakah Anda pernah mendengar istilah PO? Sebagian besar mungkin hanya tahu bahwa PO adalah pre order, yakni salah satu fasilitas atau cara online shop dalam upaya pengadaan barang dagang ketika dipesan oleh konsumen. Namun, PO yang dimaksud di sini bukan pre order, melainkan purchase order. Jadi, apa itu PO (purchase order)?

Singkatan PO sendiri sebenarnya berasal dari dua kata yaitu purchase order yang dalam bahasa Indonesia berarti pesanan pembelian. Fasilitas ini sendiri memberikan beragam manfaat, baik untuk konsumen maupun produsen. Di antaranya memudahkan penjual ketika melakukan penyediaan stok barang, dan pembeli dapat memastikan kebaruan dari produknya.

Untuk mengenal lebih jauh apa itu PO, memahami definisinya saja belum cukup. Di mana Anda juga harus mengetahui hal-hal lain seperti fungsi, komponen, hingga contohnya. Nah, berikut ini Populix telah rangkum beberapa unsur penting yang perlu Anda ketahui. Selengkapnya, yuk simak pada artikel di bawah ini!

Apa Itu PO?

Pastinya tidak asing ketika mendengar kata ini, PO merupakan singkatan dari purchase order dan PO adalah sebuah dokumen yang dibuat untuk diberikan kepada penjual oleh pembeli secara resmi. Dokumen tersebut berisi daftar produk yang hendak dibeli oleh pembeli.

PO adalah dokumen yang biasanya juga digunakan sebagai kontrak terkait produk atau jasa yang dibeli oleh pembeli. Sebab, umumnya pembeli menerima produk setelah mengirim bukti purchase order dan sebelum menerima tagihan pembayaran.

Maka dari itu, peran dari PO adalah untuk melindungi penjual dari risiko tidak terjadinya pembayaran atas barang yang dibeli.

Seiring berjalannya waktu, peningkatan permintaan produk pun membuat proses bisnis menjadi lebih kompleks. Maka dari itu purchase order hadir untuk membantu hal tersebut. Mengingat definisi PO artinya pesanan pembelian dengan bentuk sebuah dokumen berisikan barang yang hendak dibeli.

Fungsi PO

Purchase order memiliki beberapa fungsi sebagai kegunaannya di dalam bisnis. Berikut penjelasan mengenai fungsi dari PO adalah sebagai berikut.

Berfungsi sebagai bukti pemesanan pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan

Fungsi pertama dari PO adalah membantu untuk mengatasi terjadinya kesalahan saat pemesanan atau purchase order.

Mencegah adanya kesalahan dalam jumlah dan spesifikasi produk

Kesalahan dalam pemesanan seperti jumlah beserta spesifikasi produk biasanya terjadi karena adanya kesalahan komunikasi antara penjual dan pembeli. Dalam hal ini, PO adalah solusi untuk masalah tersebut.

Menghindari kesalahan harga produk saat penjual melakukan penagihan

Tidak adanya pencatatan harga produk dapat menyebabkan terjadinya kecurangan dari pembeli ketika penjual melakukan penagihan. Maka dari itu, PO adalah dokumen yang diperlukan demi menghindari terjadinya hal tersebut.

Menjadi pengingat bagi penjual perihal penyediaan pesanan dan waktu produk

Ketika terjadi kenaikan permintaan dalam suatu bisnis, maka fungsi penggunaan dokumen PO adalah untuk mengatur ketersediaan produk serta menjadi timeline penyediaan barang agar tidak molor.

Menjadi bukti dokumen untuk menghindari perselisihan terkait transaksi

Tidak adanya bukti dokumen PO ketika melakukan sebuah transaksi akan memicu perselisihan ketika terjadi masalah.

Membantu departemen keuangan untuk menyiapkan anggaran agar lebih siap membayar faktur saat jatuh tempo

Adanya dokumen PO akan membantu departemen keuangan mengatur anggaran serta pembayaran faktur dari sebuah bisnis.

Menjadi bukti untuk auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan melakukan transaksi bisnis dengan benar

Dokumen PO adalah pembukuan atas transaksi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan. Hal itu akan memudahkan lembaga seperti auditor, bank (kreditur), dan perpajakan dalam mengawasi transaksi yang dilakukan perusahaan.

Baca juga: ROA: Pengertian, Fungsi, Kelebihan, hingga Cara Hitung

Komponen PO

Di dalam dokumen purchase order terdapat beberapa komponen yang harus ada di dalamnya dan wajib tercantum secara detail. Penjelasan lengkap mengenai komponen PO adalah sebagai berikut.

  • Nama produk pesanan
  • Kuantitas atau jumlah produk yang dipesan
  • Harga dari setiap unit produk
  • Total harga dari kuantitas atau jumlah setiap produk yang dipesan
  • Terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai)
  • Nomor dokumen
  • Tanggal transaksi beserta tanggal jatuh temponya pembayaran
  • Kolom otoritas.

Contoh PO

Sebagian besar perusahaan kecil masih membuat dokumen PO secara manual atau tertulis di atas kertas. Namun sebenarnya hal itu sudah cukup baik dibandingkan tidak membuat dokumen PO sama sekali saat pengadaan barang. 

Akan tetapi, kini contoh PO yang dibuat dalam format kertas sudah mulai kurang efisien. Pasalnya, dalam satu kali transaksi pun sudah banyak dokumen yang digunakan. Akibatnya, ketika menyimpan dokumen-dokumen tersebut, maka sejumlah risiko seperti rusak atau hilang akan meningkat. Kemungkinan terburuknya, Anda bahkan mungkin sulit untuk mencari dokumen PO yang lama saat ada pencocokan dengan produk. 

Dalam mengatasi hal ini, sekarang Anda bisa membuat contoh PO secara digital yang terkoneksi dengan sistem dan bisa dengan mudah tersimpan di dalam cloud. Dari sisi dokumentasi, PO digital ini lebih efektif dan akan memudahkan Anda dalam operasional bisnis harian. 

Itulah dia penjelasan lengkap mulai dari pengertian dan juga contoh PO. Kegiatan ini bermanfaat dalam meningkatkan peluang perusahaan Anda agar bisa berkembang secara lebih maksimal. Semoga informasi ini bermanfaat ya! Yuk ikuti tips kemajuan bisnis lainnya di blog Populix!

Baca juga: Personal Selling: Definisi, Tujuan, Contoh, dan Kelebihannya

Tags:
Artikel Terkait
Grace Period adalah: Definisi, Keuntungan, dan Perhitungannya
Istilah grace period mungkin masih asing bagi sejumlah orang. Namun bagi Anda yang menggunakan layanan kartu kredit dari bank, kata ini mungkin sudah sering terdengar. Grace period adalah perpanjangan waktu yang diberikan pihak bank kepada debitur yang telah melewati jatuh tempo pembayaran tagihan. Berdasarkan hal tersebut, maka tujuan grace period adalah memberikan sedikit kelonggaran agar […]
Indeks Keselamatan Jurnalis 2023: 45% Jurnalis Pernah Mengalami Tindak Kekerasan
Keselamatan jurnalis Indonesia masih belum sepenuhnya terjamin. Ancaman terhadap keselamatan jurnalis itu terutama datang dari negara dan organisasi masyarakat (Ormas). Temuan ini didapat melalui pengukuran Indeks Keselamatan Jurnalis yang dilakukan Yayasan Tifa sebagai bagian dari Konsorsium Jurnalisme Aman bersama PPMN dan HRWG berkolaborasi dengan Populix dan didukung oleh Kedutaan Belanda. Indeks Keselamatan Jurnalis 2023 berada […]
Sandwich Generation, Beban Membiayai Hidup 3 Generasi
Sandwich generation adalah istilah untuk menyebut situasi di mana seorang dewasa yang harus menghidupi 3 generasi sekaligus, yakni orang tua, anak, dan dirinya sendiri. Keadaan tersebut seringkali disebabkan karena financial planning generasi sebelumnya yang buruk sehingga akhirnya membebani kondisi finansial generasi selanjutnya. Apa mungkin Anda salah satunya? Yuk coba kenali lebih jauh soal apa itu […]