Project Management Adalah: Pengertian, Proses, dan Tujuan

Berbagai macam proyek dalam sebuah perusahaan membutuhkan pengawasan seorang manajer untuk menjamin kelancaran dan keberhasilannya. Mulai dari proses perancangan awal hingga finishing sebuah proyek termasuk dalam bagian project management.

Secara umum, gambaran tentang project management adalah proses pengaturan jalannya proyek dalam sebuah perusahaan. Memperhatikan segala aspek tentang proyek hingga detail-nya bisa membantu meningkatkan efisiensi pelaksanaan. Populix telah merangkum lengkap tentang project management dan proses yang terjadi di dalamnya, Anda bisa membacanya melalui ulasan di bawah ini.

Apa itu project management?

Proyek perusahaan adalah bentuk usaha yang dilakukan perusahaan demi mencapai tujuan mereka. Dalam menyusun dan mengerjakan sebuah proyek, tidak akan lepas dari proses perencanaan budgeting, waktu, dan tasking.

Apa upaya perusahaan untuk membuat proyek yang bisa membawa hasil maksimal bagi bisnis mereka? Salah satunya adalah dengan mengelola proyek dengan baik. Pengelolaan proyek atau project management adalah istilah yang merujuk pada proses merencanakan dan mengeksekusi sebuah proyek yang disusun perusahaan demi mencapai goals yang sudah ditetapkan juga.

Umumnya, tugas ini dihandle oleh seorang project manager. Di samping definisinya yang terkesan simple, proses manajemen ini terdiri dari rangkaian yang kompleks. Seorang manajer harus mampu melihat dan mengawasi stage hingga hal-hal detail proyek agar pengerjaannya bisa berhasil.

Tujuan project management

Satu perusahaan biasanya memiliki beragam proyek bisnis yang harus dihandle dalam rentang waktu tertentu. Sehingga bisa dibilang mengerjakan hal ini adalah sebuah rutinitas bagi sebuah perusahaan. Di samping menjadi rutinitas, melakukan pengelolaan ini juga punya tujuan seperti:

1. Mencapai goals perusahaan
2. Merancang dan mengerjakan proyek tanpa masalah
3. Meningkatkan produktivitas SDM perusahaan
4. Mencari dan memanfaatkan peluang
5. Mempererat komunikasi dan kesatuan karyawan

Komponen project management

Definisi sederhana lainnya tentang project management adalah cara untuk menyelesaikan sesuatu dalam bisnis Anda. Bukan sekedar menyelesaikannya begitu saja, tapi ada empat komponen yang selalu mengiringi proses tersebut, yaitu:

1. Waktu (time) yaitu seberapa lama durasi waktu yang dibutuhkan sebuah perusahaan dalam menyelesaikan proyek,
2. Biaya (cost) tentu berbicara mengenai jumlah pengeluaran yang perlu disiapkan dalam pengerjaannya,
3. Scope merujuk pada segala kemungkinan, perubahan, ataupun inovasi yang bisa saja muncul di tengah menyelesaikan proses pengelolaan,
4. Kualitas (Quality) adalah standar atau parameter proyek itu sendiri

Proses project management

Rangkaian proses manajemen ini terdiri dari lima langkah yaitu initiating, planning, executing, control and monitoring, hingga closing. Berikut penjelasan lengkap mengenai kelima langkah tersebut.

1. Awal Mula (Initiating)

Seperti langkah awal melakukan kegiatan pada umumnya, perusahaan harus punya gambaran umum tentang elemen-elemen yang akan menjadi pondasi proyek yang akan dilaksanakan.

2. Merencanakan (Planning)

Proses yang kedua adalah dengan merencanakan. Jika gambaran umum sudah didapat, maka dalam tahap ini lah manajer proyek akan berperan untuk lebih membreakdown ke dalam rencana-rencana yang lebih detail.

3. Mengeksekusi (Executing)

Setelah persiapan rencana matang dan detail, maka proyek bisa dilakukan. Dalam pelaksanaannya, tentu manajer akan bekerjasama dengan orang-orang yang sudah diplotkan untuk terlibat dalam proyek. Tidak lupa juga waktu pelaksanaan harus sesuai dengan timeline yang sudah disusun.

4. Mengawasi (Control and monitoring)

Bukan sekedar ikut mengerjakan proyek saja, manajer juga memiliki kewajiban dalam proses control and monitoring. Segala kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan proyek harus diawasi agar tidak keluar batas.

5. Akhir (Closing)

Saat semuanya proses selesai dan output yang dihasilkan bisa terlihat serta disetujui para stakeholder, maka berarti manajemen proyek sudah mencapai langkah akhir. Proses ini juga biasanya ditandai dengan penyelesaian kontrak dengan pihak-pihak terlibat.

Simak juga Contoh Mind Mapping Simple untuk Perusahaan!

Contoh project management

Penasaran mengetahui bagaimana contoh project management yang umum muncul? Simak kedua contoh di bawah ini.

Manufaktur

Sebagai sebuah perusahaan yang selalu menyediakan produk bagi konsumennya, mustahil jika tidak pernah ada perencanaan proyek manufaktur berupa penciptaan produk dalam perusahaan Anda.

Proses yang diambil adalah initiating produk apa yang ingin diciptakan, perencanaan timeline dan budget, mengeksekusinya hingga proses produksi produk itu sendiri selesai. Secara rinci bisa dipetakan seperti:

• Jenis produk : snack kentang rasa lokal
• Time : satu tahun untuk mencari hingga testing bahan yang digunakan
• Cost : Rp 30.000.000
• Scope : kemungkinan muncul kombinasi rasa lain

Konstruksi

Atau selain berinovasi menciptakan sebuah produk, mungkin Anda membutuhkan gedung sebagai tempat baru perusahaan Anda beroperasi. Proses initiating seperti survei lokasi bisa menjadi langkah awal contoh project management yang satu ini.

Setelah perencanaan tentang berapa biaya dan waktu yang dibutuhkan sudah disusun dengan matang, lanjutkan dengan mendaftar siapa saja yang terlibat dalam proyek ini. Kemudian proses pelaksanaan hingga penutupan bisa diselesaikan.

Project management tools

Mengatur jalannya proyek hari ini bukan lah hal yang sulit lagi. Dengan bantuan teknologi yang semakin maju, proses manajemen proyek bahkan bisa dilakukan kapan dan dimana saja melalui software berbasis internet. Beberapa referensi project management tools:

1. Trello
2. Monday.com
3. Wrike
4. Notion
5. Kissflow project
6. Clarizen
7. Airtable
8. Proofhub
9. Asana
10. Zoho projects

Sekarang Anda sudah tahu tentang pengertian hingga contoh project management tools yang bisa digunakan. Menerapkannya langsung dalam perusahaan memang tidak mudah, namun bayangkan dampak yang bisa dirasakan selama pelaksanaan sebuah proyek dalam perusahaan Anda berjalan.

Layaknya peta yang bisa menuntun kita saat tersesat, dengan menerapkan manajemen proyek, perusahaan Anda tidak akan kehilangan arah saat pengerjaan sebuah tugas berlangsung. Perlahan coba terapkan teknik ini dan strategi bisnis lainnya agar keuntungan yang didapat maksimal. Baca artikel serupa melalui blog Populix.