Total Quality Management (TQM): Pengertian, Elemen & Prinsip

Total Quality Management atau biasa disingkat TQM adalah suatu program perusahaan dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen (customer satisfaction). Dalam implementasinya, segala sumber daya bisnis akan digunakan, mulai dari karyawan, data, operasional, dan sebagainya. 

Diharapkan langkah ini akan menumbuhkan loyalitas pelanggan sehingga membawa kesuksesan jangka panjang bagi suatu usaha. Pada artikel kali ini, Populix akan membahas mengenai pengertian, contoh, manfaat, dan kriteria pengukuran implementasi total quality management. Tunggu apa lagi? Check this out!

Pengertian Total Quality Management (TQM)

Total quality management adalah strategi memanajemen kualitas suatu layanan atau produk perusahaan agar lebih berfokus pada selera konsumen. Caranya yakni dengan melibatkan seluruh karyawan sekaligus peningkatan kualitas sumber daya bisnis yang telah dimiliki secara berkelanjutan.

Selain itu, total quality management adalah strategi perusahaan yang berfokus pada membangun loyalitas pelanggan sehingga bisnis tersebut akan mencapai kesuksesan jangka panjang. 

Oleh karena itu, semua karyawan dan anggota suatu perusahaan akan berpartisipasi aktif dalam rangka peningkatan kualitas, efektivitas kinerja, dan berbagai hal lain guna memenuhi kebutuhan pelanggannya.

Contoh total quality management dalam praktik sehari-hari adalah penggunaan sistem manajemen operasi secara komprehensif untuk memantau kualitas produk. Selain itu, terdapat program-program pembinaan SDM perusahaan guna meningkatkan profesionalisme layanan.

Tujuan Total Quality Management

Biasanya, perusahaan menerapkan TQM pada bisnis mereka karena memiliki beberapa tujuan yang perlu dicapai. Diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Memberikan produk atau layanan berkualitas sesuai dengan selera konsumen.
2. Membangun loyalitas terhadap brand atau layanan perusahaan.
3. Menciptakan suasana kerja yang nyaman namun tetap produktif karena terdapat kejelasan pembagian tugas, SOP, dan target.
4. Meningkatkan kualitas dan penjualan produk.

Baca juga: Perilaku Konsumen: Pengertian, Manfaat, Faktor, Teori & Model

Manfaat Total Quality Management

Adapun manfaat total quality management bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Proses produksi menjadi lebih efektif sehingga meningkatkan kinerja karyawan.
2. Terhindar dari hasil produksi yang tidak sesuai standar.
3. Menghemat waktu kerja mesin serta menjaga produktivitas karyawan sesuai jam kerjanya.
4. Menghemat material karena tiap proses dijalankan secara efektif dan efisien.
5. Hubungan jangka panjang dengan konsumen dapat terjalin karena produk tersebut telah sesuai dengan selera mereka.
6. Komitmen pekerja menjadi lebih kuat karena timbul rasa tanggung jawab dalam menjalankan tugasnya.

Elemen Pokok Total Quality Management

Terdapat 8 elemen pokok TQM dengan penjabaran sebagai berikut.

1. Memfokuskan kinerja untuk pelanggan

Pelanggan merupakan target utama dalam proses produksi. Oleh karena itu, kualitas produk maupun layanan yang dihasilkan juga harus sesuai dengan kebutuhan dan selera mereka. 

2. Memperhatikan proses

TQM harus memperhatikan pelaksanaan tiap proses mulai dari menerima input dari supplier hingga mengubahnya menjadi output. Contohnya adalah langkah-langkah pengolahan bahan baku agar menghasilkan produk jadi. 

3. Integrasi sistem

Sebuah total quality management juga harus mampu mengintegrasi, visi, misi, strategi, target, dan kebijakannya agar dapat dipahami oleh seluruh karyawan.

4. Keterlibatan seluruh karyawan

Poin penting dari TQM adalah seluruh karyawan harus terlibat secara aktif dalam pelaksanaan proses produksi dan peningkatan kualitas berkelanjutan. Oleh karena itu, tak jarang perusahaan kemudian mengadakan pelatihan keterampilan bagi pekerjanya.

5. Peningkatan secara berkelanjutan

Upaya peningkatan kinerja secara berkelanjutan juga akan membantu perusahaan dalam menentukan pola kerja seperti apa yang paling cocok diterapkan agar menghasilkan output sesuai selera konsumen.

Baca juga: Apa Itu Workaholic? Ini Ciri dan Bedanya dengan Pekerja Keras

6. Keputusan berdasarkan fakta

Total quality management mengharuskan perusahaan menganalisis data secara cermat sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan demikian, segala kebijakan yang diambil akan lebih akurat sesuai keadaan di lapangan.

7. Membina komunikasi yang baik dan efektif

Setiap perubahan jadwal, sistem, kebijakan, dan berbagai hal penting wajib dikomunikasikan dengan seluruh karyawan. Selain itu, seorang pengusaha juga harus mau mendengar kritik, saran, atau masukan dari bawahannya. 

8. Pendekatan Strategi dan Sistematik

Salah satu komponen total quality management adalah dengan melakukan perencanaan dan manajemen secara strategis dan sistematis berdasarkan visi dan misi perusahaan agar mampu mencapai target.

Prinsip Total Quality Management

TQM menjadi strategi yang efektif bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya. Hal ini banyak dibuktikan oleh peningkatan laba, produktivitas, motivasi kerja, kepuasan pelanggan, dan dan efektivitas komunikasi. 

Kendati demikian, pada prinsipnya, manfaat tersebut hanya bisa dicapai apabila perusahaan memberikan fasilitas yang memadai bagi pengembangan diri karyawannya. Salah satunya adalah dengan mengadakan pelatihan keterampilan.

Perangkat Total Quality Management

TQM perusahaan juga diimplementasikan dengan serangkaian perangkat sistematis yang disebut PDCA (Plan Do Check Act). Berikut ini penjabaran selengkapnya.

1. Plan

Pada tahap ini, perusahaan akan merumuskan masalah, melakukan analisis dan pengukuran, kemudian merancang beberapa solusi atas persoalan yang dihadapi.

2. Do

Seluruh komponen yang berperan dalam TQM akan mengimplementasikan proses yang telah mereka rancang pada tahap plan.

3. Check

Setelah mengimplementasikan rencana bisnis, selanjutnya perusahaan perlu melakukan pengecekan untuk mengukur efektivitas sekaligus mencari cara memperbaiki kualitas.

4. Act

Setiap evaluasi dan perbaikan akan diimplementasikan kembali dengan pelatihan serta metrik baru untuk memantau efektivitas proses produksi.

Baca juga: Mengenal Metode Problem Solving, Cara Meningkatkan & Contoh

Kriteria Pengukuran Implementasi Total Quality Management

Adapun kriteria pengukuran implementasi TQM adalah sebagai berikut:

• Struktur tim kerja: Pembagian posisi, struktur organisasi, dan distribusi tugas yang merata dan proporsional dapat menjadi indikasi bahwa total quality management perusahaan berjalan dengan baik.
• Kepuasan konsumen: Konsumen adalah target utama dalam TQM. Oleh karena itu, tingkat kepuasan mereka akan menunjukkan sukses tidaknya pelaksanaan strategi ini. 
• Manajemen kualitas: Manajemen kualitas yang berjalan dengan baik akan menunjukkan bahwa peningkatan mutu produk melalui TQM berhasil. 
• Keterlibatan pegawai: Sebagaimana telah disebutkan di atas, TQM adalah proses yang melibatkan seluruh komponen perusahaan. Oleh karena itu, jika ada pekerja tidak terlibat, dapat dikatakan strategi ini kurang sempurna.
• Fokus pada konsumen: Ketika perusahaan fokus dengan konsumen, maka dapat dikatakan bahwa TQM-nya berjalan baik.
• Komitmen pekerja: Komitmen pekerja dapat mempengaruhi perkembangan perusahaan. Jadi, ketika para karyawan berkomitmen tinggi, maka TQM yang dijalankan akan berjalan lancar.
• Pendidikan dan pelatihan: Jika ingin meningkatkan kinerja karyawan, maka pengusaha wajib memberikan pendidikan dan pelatihan yang baik. Oleh karena itu hal tersebut menjadi indikator dalam penilaian TQM. 
• Kualitas perencanaan: Kualitas perencanaan adalah indikator yang menentukan akan seperti apa jalannya TQM nantinya.

Keuntungan Penerapan TQM bagi Bisnis

Beberapa keuntungan penerapan TQM dalam bisnis adalah sebagai berikut.

• Menghemat biaya operasional karena semua proses berjalan atas prosedur dan pengarahan yang jelas.
• Memperkuat perusahaan dalam menghadapi kompetisi karena TQM membantu menumbuhkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk atau layanan Anda.
• Progress perusahaan dapat terus terpantau.
• Mengurangi cacat produk karena kualitasnya dapat terus dipantau.
• Peningkatan kualitas produk dan layanan membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Itu tadi penjelasan Populix mengenai TQM. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa cara mencapai kesuksesan Total Quality Management adalah dengan adanya koordinasi, komitmen, dan strategi dari masing-masing elemen badan usaha. Jadi, pastikan perusahaan Anda memiliki manajemen yang baik, ya!

Baca juga: Apa itu Komunikasi Bisnis, Tujuan, Unsur, Jenis, dan Manfaat