IDN
ENG 
Dalam dunia bisnis maupun perusahaan, Plan Do Check Act atau PDCA adalah metode penyelesaian sekaligus pemecah suatu masalah hingga pengendalian kualitas. Metode ini dilakukan melalui 4 tahap secara berulang.
Metode berikut diterapkan oleh suatu perusahaan agar setiap elemennya saling melengkapi satu sama lain. Nah, pada artikel kali ini, Populix akan menjelaskan secara tuntas terkait apa itu PDCA dan contohnya.
Apa itu PDCA (Pan, Do adan Act)?
Metode Plan do Check Act atau PDCA adalah model manajemen yang dicetuskan oleh Walter Shewhart, Fisikawan Amerika sekitar tahun 1920. Kemudian dikembangkan oleh W. Edwards Deming di tahun 1950-an. Sehingga, metode ini juga dikenal dengan siklus Shewhart, siklus Deming atau siklus kendali.
Jika diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia, Plan Do Check Act berarti perencanaan, pengerjaan, pengecekan dan bertindak. Sedangkan, untuk pengertiannya sendiri, PDCA adalah metode atau model manajemen bagi perusahaan agar lebih baik.
Metode ini cukup populer dan banyak diterapkan oleh perusahaan manufaktur. Tujuannya agar perusahaan bisa terbebas dari fase stagnasi dan membangun sistem yang lebih baik baik lagi serta menjaga kualitas.
4 Fase dalam Metode PDCA
PDCA adalah metode dengan siklus yang terus berulang. PDCA memiliki 4 tahapan, seperti namanya yaitu Plan (perencanaan), Do (melakukan), Check (mengecek) dan Act (tindakan). Berikut masing-masing penjelasannya.
a. Tahap Plan (perencanaan )
Tahap pertama dari PDCA adalah plan, yaitu tahap dimana identifikasi masalah dilakukan serta merancang langkah-langkah yang tepat untuk diambil, dalam rangka mencari solusi dari sebuah masalah.
Dalam tahap ini, tim akan menemukan langkah-langkah kecil sebagai alternatif, apabila rencana utama tidak dapat berjalan lancar. Beberapa indikator di bawah ini perlu diperhatikan agar perencanaan berjalan baik, diantaranya:
- Garis besar dari masalah yang harus diselesaikan.
- Sumber daya yang dimiliki perusahaan dan dibutuhkan dalam penyelesaian masalah.
- Dalam situasi seperti apa kiranya perencanaan tersebut dipandang berhasil.
- Tujuan dari perencanaan.
- Berdasarkan tersedianya sumber daya, apa solusi terbaik yang bisa dilakukan.
Baca juga: Project Management Adalah: Pengertian, Proses, dan Tujuan
b. Tahap Do (melakukan)
Tahap Do dalam PDCA adalah proses uji coba. Setelah mematangkan rencana dan solusi, saatnya untuk melakukan uji coba dalam skala kecil. Sehingga, bisa dilihat apakah solusi tersebut menghasilkan output yang sesuai dengan rencana sebelumnya. Anda perlu memperhatikan setiap perubahan dalam proses uji coba sebagai bahan evaluasi.
c. Tahap Check (mengecek)
Tahap selanjutnya dari siklus PDCA adalah melakukan pemeriksaan (check). Tahap ini memiliki fungsi krusial dan harus diperhatikan dengan teliti guna menghindari kesalahan yang sama terulang di masa depan.
Sesuai dengan namanya, tahap Do bertujuan untuk melakukan audit terhadap eksekusi rancangan sebelumnya, apakah sudah sesuai dengan perencanaan awal. Hasil evaluasi dari tahap Do akan didiskusikan pada tahap ini, dan diharapkan berhasil dieliminasi. Karenanya itu, akan lebih baik bila pemeriksaan dilakukan berulang kali.
d. Tahap Act (tindakan)
Tindakan atau act adalah tahap terakhir dari siklus PDCA. dalam tahap ini, semua aspek yang telah direncanakan pada tahap sebelumnya sudah diperbaiki. Sehingga diharapkan ini merupakan langkah terakhir.
Setelah tahap act dirasa berhasil, maka model manajemen yang telah dirancang selama siklus PDCA akan menjadi standar baru bagi perusahaan tersebut. Namun, metode ini akan terus berulang untuk menjaga kualitas dan mengembangkannya.
Waktu yang Tepat Menggunakan PDCA
Meski bisa dilakukan secara berulang, namun implementasi PDCA akan lebih efektif bila diterapkan dalam waktu-waktu tertentu. Kapan itu? Nah beberapa contoh penerapan PDCA dalam perusahaan adalah sebagai berikut.
- Melakukan definisi terhadap proses kerja yang berulang.
- Ketika akan mengembangkan dan meluncurkan produk/desain baru.
- Ketika sedang melakukan verifikasi masalah dengan merencanakan pengumpulan serta analisis data.
Selain itu, agar penerapan PDCA dalam perusahaan bisa lebih maksimal, jangan melakukannya dalam kondisi darurat. Perencanaan ini membutuhkan waktu tepat dan lama agar menghasilkan standar baru yang lebih baik.
Baca juga: Panduan Cara Membuat Bisnis Plan Lengkap dengan Isinya
Kelebihan PDCA
Bagi suatu perusahaan, menerapkan PDCA adalah langkah untuk mendapat keuntungan yang lebih besar. Adapun beberapa kelebihan dari PDCA sebagai berikut.
1. Flow mudah dipahami
Alur dari siklus PDCA cukup praktis, sehingga mudah untuk dipahami dan diterapkan. Sehingga, rencana yang telah disusun lebih mudah untuk disampaikan sekaligus diimplementasikan pada operasional perusahaan.
2. Bisa mendeteksi potensi masalah sejak awal
Adanya perencanaan yang terstruktur, perusahaan akan lebih mudah dalam mendeteksi masalah di masa depan. Dengan begitu, PDCA juga memiliki fungsi mengendalikan risiko, dampak buruk hingga berbagai hambatan dalam perusahaan.
3. Berkesinambungan
Apabila setiap tahap dalam PDCA bisa dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten, maka peluang terkait kontrol dan analisa semakin tepat. PDCA juga memudahkan perusahaan dalam memantau perkembangan manajemen. Contoh, membuat laporan PDCA di perusahaan agar proses evaluasi juga lebih mudah.
Kekurangan PDCA
Meski cukup menguntungkan perusahaan, rupanya metode PDCA juga memiliki beberapa kekurangan. Diantaranya sebagai berikut.
- Prosesnya bersifat statis, karena alurnya hanya berputar pada siklus Plan Do Check dan Act. Sehingga, jika ada perubahan, akan membutuhkan waktu lama karena harus kembali dari awal.
- Proses yang dilakukan harus sesuai dengan alur. Karena itu, dibutuhkan lingkungan kerja yang ideal, agar setiap alurnya bisa terlaksana secara efektif.
- Implementasi yang terkadang tidak sesuai dengan tahap-tahap sebelumnya. Sehingga output yang dihasilkan tidak sesuai rencana.
Itu dia penjelasan secara lengkap mengenai apa itu PDCA. memulai ulasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa PDCA adalah suatu metode penyelesaian masalah yang tentu saja memiliki pro dan kontra dalam implementasinya. Namun, di luar itu, metode ini cukup membantu perusahaan untuk melakukan manajemen lebih baik lagi.
